...ادامه :فصل پنجم : انتخاب ها
اکنون که می دانید گروه های کارهایتان را به چه ترتیبی باید انجام دهید، سرانجام زمان شروع کار فرا رسیده است! اول باید کار های هر گروه را بررسی و آنها را به چهار رده تقسیم کنید. هدف این است که تعیین کنید کدام کارها را حتماً باید همین حالا خودتان انجام دهید و راه جایگزینی برای سر و سامان دادن به بقی? کارها پیدا کنید. اینجا جایی ا‌ست که واقعاً شروع می کنید به کاهش دادن حجم کارها ، تا حدی که قابل انجام شوند  .  برای هر کار چهار گزینه پیش رو دارید:
?    رهایش کنید .
?    واگذارش کنید.
?    به بعد موکولش کنید.
?    انجا‌مش دهید.
کدام گزینه را انتخاب میکنید ؟
هر گروه را که بررسی میکنید هر چه را که در آن است می توانید در یکی از این چهار رده قرار دهید. بعداً در همین فصل ، واگذار کردن و به تعویق انداختن را با جزئیات بیشتری بررسی می‌کنیم و در فصل بعد به انجام کارهایی می‌پردازیم که گریزی از آنها نیست . در اینجا مطا‌لبی را بیان می‌کنیم که برای رده بندی کارهای هر گروه باید بدانید.
رها کردن : قبلاً یک مرحل? سریع دور ریختن را طی کردید، اما اکنون باید دقیق‌تر باشید . در اینجا یک عالم کار دارید و نمی‌توانید به کارهایی که نیازی به آنها ندارید و حتی روی میزتان جایی برایشان ندارید، بپردازید.
پس اگر در مورد چیزی شک دارید ، دورش بیندازید.
واگذارکردن:  واگذارکردن یک کار کاملاً تخصصی است فعلاً فقط باید بدانید چه کارهایی را واگذار کنید ـ بعداً به چگونه واگذار کردن می‌پردازیم  و پاسخ بسیار ساده است ـ آیا این کار را حتماً باید خودتان انجام دهید؟ اگر نه ، کار را به کسی دیگر‌ی بسپرید چه فوری باشد چه نباشد . فقط یک تبصره هست: بعضی از کارها را اگر خودتان انجام دهید کمتر وقت می‌گیرند تا بخواهید برای دیگری توضیح دهید . اگر واگذاری درست انجام شود ، چنین چیزی پیش نمی‌آید، اما وقتی دارید با حداکثر سرعت ممکن میزتان را پاک سازی می‌کنید چند کار نه چندان وقت گیر در دست? «‌انجام د‌هم » بیشتر باشد بهتر است تا در دست? «‌واگذار کنم ».
به بعد موکول کردن: باز هم بعداً به بررسی این کارها خواهیم پرداخت . اما اساساً اگر کاری را حتماً باید خودتان انجام دهید و کاری فوری نیست، می‌توانید بعداً انجامش دهید . کاملاً واضح است.
تفکر زیرکانه : سعی نکنید در مورد کارهای مهم، صرفاً به دلیل اهمیتشان ، بلافاصله تصمیم بگیرید . کارهایی را که فوری نیست، می‌توان کمی بیشتر در نوبت نگه داشت . به این ترتیب ، وقت بیشتری خواهید داشت تا تصمیم درست‌تری بگیرید.
انجام دادن : هر چیزی را که نمی‌توان دور ریخت ، واگذار کرد، یا به تعویق انداخت، باید انجام داد. اما وقتی به انتهای این فرایندِ مرتب سازی می‌رسید، پوش? کارهایی که باید انجام دهید به طور آرامش بخشی نسبت به کوهی که یک ساعت پیش روبه‌رویتان بود کم حجم است.
برای وقتتان برنامه‌ریزی کنید :
قبل از اینکه پیش تر بروید لازم است هم? گروه‌‌ هایتان را مرور کنید . و ببینید که کدام گرو ها حاوی
وقت گیرترین کارهایی است که اکنون باید انجام دهید، قبل از شروع کار برای وقتتان برنامه ریزی کنید . هم اهمیت گروه را در نظر بگیرید و هم حجم تخمینی کار گروه را. به ترتیب اولویتی که برای گروه ها در نظر گرفته اید کار کنید. به این ترتیب اگر اتفاق پیش‌بینی نشده‌ای رخ دهد و وقت کم بیاورید ، دست کم ، مهمترین کارها را انجام داده‌اید. در اینجا چند راهنمایی برای تنظیم برنام? زمانی، پس از تقسیم کارها به چهار رده ، بیان می‌کنیم:
?    اول کارهای فوری را که باید واگذار شوند ، به دیگرن بسپارید
?    کارهایی را که می‌توان بعداً واگذار کرد مشخص کنید تا بتوانید وقتی آنها را به زیر دستتان بدهید که شوک ناشی از دیدن آن همه کاری که تازه دستش داده‌اید ، رد شده باشد.
?    برای فوری‌ترین کارهایتان برنامه ریزی کنید ولی در صورتی که این کارها مهم نیستند وقت زیادی صرفشان نکنید.
?    ببینید چند گروه و چقدر وقت دارید و مطابق با زمان میانگین برای هر گروه برنامه ریزی کنید.
?    اکنون شاید لازم باشد وقت تخصیص داده شده به گروه ها را کم و زیاد کنید. وقت لازم برای گروه ها را طوری تعیین کنید که نهایتاً تعادل برقرار شود . البته این تخصیص وقت باید سریع انجام شود؛
فکر نمی‌کنم مایل باشید یک بعد از ظهر کامل را صرف این کار کنید.
?    به برنامه‌ای که تنظیم می‌کنید ، پایند باشید . اگر جلوتر از برنامه باشید عیبی ندارد . اما سعی کنید از برنامه عقب نیفتید . حواستان به ساعت باشد تا مطمئن شوید که مطابق برنامه پیش می‌روید.
ممکن ا‌ست برنامه ریزی برای وقتتان کار وقت‌گیری جلوه کند اما این طور نیست . این کار حداکثر پنچ دقیقه وقتتان را می‌گیرد و در عوض برنامه ای در دست دارید که تا آخر روز برایتان کار خواهد کرد.

واگذارکردن:
اگر کارمندانی دارید که حق دارید به آنها کار ارجاع کنید و اگر سرتان آن قدر شلوغ است که کارهایتان تلنبار می شوند مطمئناً در واگذار کردن کار به دیگران کوتاهی کرده اید .
در واقع، واگذار کردن کار، یکی از مهارت های مهم در مدیریت و نشانه ی خوب کار گروهی است . اگر یاد بگیرید که کارها را واگذار کنید کمتر احتمال دارد که با کار عقب افتاده مواجه شوید (یا دست کم ، این اتفاق بسیار کمتر می افتد).
امروزه سرعت کار در دنیای تجارت نوین چنان زیاد است که اگر کارها را تا آنجا که ممکن است واگذار نکنید حجم کار همچون باتلاقی خواهد شد که به سرعت در آن فرو خواهید رفت
درک واگذار کردن:
واگذار کردن اغلب سوء تعبیر می شود . واگذار کردن به معنی از سر باز کردن کارهای پیش پا افتاده‌ای که وقت انجامشان را ندارید ( یا از آنها خوشتان نمی آید ) نیست. این فقط ارجاع کار است ودر دراز مدت ارزشی ندارد. اما واگذار کردن کار نه تنها وقت شما را آزاد تر میکند تا به کار مهم مدیریت تیم بپردازید ، بلکه باعث افزایش مهارت های افراد تیم می شود و تیم به عنوان یک کل ، بازدهی بیشتری خواهد داشت.
پس کل فرایند واگذاری به معنی واگذاری مسئولیت کارها‌ست . به هر یک از اعضای تیم یک هدف با زمان ، هزینه وکیفیت مشخص بدهید و بگذارید خودشان تصمیم بگیرند که چگونه به این هدف برسند .
به این ، ترتیب اعضای تیم یاد می‌گیرند ، لذت دستیابی به یک نتیجه ی مثبت را می چشند و در عین حال حجم کار شما را کم می کنند . البته مسئولیت همچنان به عهده شما می ماند و اگر اشکالی پیش بیایدشما مسئول آن خواهید بود. البته نیمی از مهارت واگذار کردن این است که طوری این کار را انجام دهید که اشکالی پیش نیاید.
عده ایی از این می ترسند که با واگذار کردن بخشی از کار کنترل از دستشان خارج شود. اما فکر کنید که کنترل چه چیزی را از دست می دهید : جزئیات و ریزه کاری هایی که وقت زیادی از شما می گیرند .
همچنان کنترل کلی کاری که واگذار می کنید در دست شماست . و در عین حال می توانید به عقب باستید وتصویر بزرگ را ببینید . به این ترتیب می توانید موقعیت هایی راکه پیش می آید ببینید، مواردی را که باعث اتلاف وقت می شوند، تشخیص دهید ، از پیشرفت های کاری تیمتان حمایت کنید و رئیستان را تحت تأثیر قرار دهید.
مهارت های واگذار کردن :
در اینجا مراحل اصلی واگذاری موفق را بیان می کنیم .

•    کار را مرور وهدف را تعیین کنید : آیا متوجه شده اید که تقریباً در همه‌ی مهارت های مدیریتی
اولین گام تعیین هدف است؟ این به این دلیل است که اگر ندانید به کجا می روید شانس رسیدنتان به مقصد کم می شود. هدف یک مقصد است وقتی مقصد را بشناسید می توانید مسیر را تعیین کنید، زمان لازم را تخمین بزنید تعیین کنید که میانبر یا راه جایگزینی وجود دارد یا نه، و تشخیص دهید که چه موقع به پایان راه رسیده اید . پس کار را با مشخص کردن کاری که باید انجام شود و تعیین یک هدف برای آن شروع کنید.
•    تصمیم بگیرید که کار را به چه کسی واگذار کنید : هر کاری مناسب هر کسی نیست .  وقتی که با کمبود وقت مواجه هستید سعی کنید با واگذار کردن کار از کارمندانتان از آنها کار بکشید.
اگر می خواهید کسی تحقیقاتی یرایتان انجام دهد کسی را پیدا کنید که روشنمند و منظم کار کند و بتواند به راحتی با مردم ارتباط برقرار کند . این کار را نباید به کسی بسپارید که پر از ایده های خوب ولی شتابزده است.
چنین شخصی به خوبی می تواند کاری را راه اندازد ولی بعد می خواهد  با عجله به دنبال کار بعدی برود و حوصله تعمق در جزئیات را ندارد.
•    پارامتر های کار را تعیین کنید : شما به شخصی که کار را به واگذار می کنید یک هدف
می دهید . در واقع به او می گویید که چه کاری را باید انجام دهد وچرا . اما او باید بیش از این بداند
باید بداند که چقدر وقت دارد ، چه اختیارا‌تی دارد (مثلاً برای گرفتن اطلاعات از دیگران ) و غیره.
•    کنترل کنید که فهمیده اند : آنها را ترغیب کنید که در مورد کار با شما حرف بزنند تا مطمئن شوید که فهمیده اند دقیقاً می خواهند چه کار باید بکنند و چرا. می توانید ایده هایی به آنها پیشنهاد کنید ولی آنها را به راه باریکی که فقط به شیوه ی خودتان منتهی می شود نکشانید.
•    از آنها پشتیبانی کنید: هر چه می توانید کمک کنید . راه را برای اینکه بتوانند از افراد بخش دیگری کمک بگیرند باز کنید. به آنها بگویید اطلاعاتی را که شما دارید و آنها ندارند کجا می توانند پیدا کنند؛اسنادی را که به دردشان می خورد در اختیارشان بگذارید.
•    پیشرفتشان را زیر نظر بگیرید : اگر پروژه ای مهم وطولانی مدت در دست دارید ، جلساتی را ترتیب دهید تا پیشرفت کار را ضمن انجام آن ببینید .
•    عملکردشان را ارزیابی کنید :  بعد از اتمام کار با کسانی که کار را انجام داده اند بنشینید و کارشان را ازیابی کنید . هر جا که شایسته است تشویقشان کنید و حتی اگر نتایج رضایت بخش نیست جنبه هایی از عملکردشان را بیابید که شایسته‌ی تقدیر باشند. مطمئن باشید که آنها و البته خودتان درس هایی که لازم بوده است ، از این تجربه آموخته‌اند . وبه یاد داشته باشید که مسئولیت نهایی هر شکست یا موفقیتی، با شماست.
پس واگذاری را وسیله ایی برای از سر باز کردن کار هایی که دوست ندارید یا وقتشان را ندارید، نبینید .
واگذاری در واقع فرصتی استثنایی است برای تجربه‌ی مهارت های مدیریتی در بسط  کار گروهی است .

به تعویق انداختن کار ها :
ممکن است به تعویق انداختن کارها در نگاه اول بد به نظر برسد. به هر حال، این هم نام دیگری است برای از سر باز کردن کارها، نه؟ و به علاوه ممکن است به نظر آید که اصلا دلیل اصلی گیر افتادنتان در وضع فعلی همین است.کار زیاد است و وقت کم، و شما هم کارها را همین طور بلاتکلیف گذاشته اید و تا حدی تلنبار شده اند که میزتان از زیر این همه کار انجام نشده پیدا نیست.
خوب،هم  بله هم نه. به تعویق انداختن نوعی از سرباز کردن ساختاری و سازمان یافته است که تفاوت زیادی با کاری که قبلا کرده اید،دارد. این به معنی از سرباز کردن کار هاست تا زمانی که وقت انجام دادنشان را داشته باشید – و در صورت لزوم، چنین وقتی را ایجاد کنید- نه اینکه کارهایتن را از سر باز کنید و اصلا انجامشان ندهید.
اکنون باید حجم بسیار کمتری از کارها را پیش رو داشته باشید، و این کارها هم منظم و مرتب اند. امیدوارم که اکنون احساس رضایت داشته باشید. همه کارهای باقیمانده آنهایی هستند که باید خودتان انجام دهید، دیگر نه دور ریختن در کار است و نه واگذار کردن. اما هنوز کارها در دو رده قرار دارند.آنهایی که می توان انجام شان را به بعد موکول کرد و آنهایی که باید همین امروز انجام شوند. اکنون به این می پردازیم که راه مناسب به تعویق انداختن کارها چیست و به کارهایی می پردازیم که اکنون باید انجام دهید.
به تعویق انداختن کارها،از سرباز کردن و بلاتکلیف گذاشتن کارها نیست،بلکه تخصیص دادن زمان مشخصی برای انجام دادن آنهاست. وقتی که زندگی با سرعت قطار سریع السیر پیش می رود،تقریبا هر کاری که برنامه ریزی نشده باشد،آن قدر میز یا مغزتان را اشغال می کند که سرانجام یک ضرب الاجل غیر منتظره شما را وادار به عمل به آنها در آخرین لحظات می کند. پس راه حل این است که برای هر کاری برنامه ریزی کنید. بله ، برای هر کاری.
در درازمدت، کلید سوار شدن بر کارها،این است که هر چیزی را در تقویمتان یادداشت کنید. ولی در حال حاضر احتمالا چندان علاقه ای به دراز مدت ندارید. فقط می خواهید این انبوه کار را تمام کنید.

واقع بین باشید:
برنامه ریزی برای زمانی که یافتنش غیر ممکن است،معنی ندارد. اگر واقع بینانه برنامه ریزی نکنید، احساس بدی خواهید داشت، کار انجام نخواهد شد و به جای اینکه بیشتر از حد معمول کار کنید، کارها بیشتر از حد معمول تلنبار خواهد شد و شما هم آشفته تر از همیشه خواهید بود.
پس روی اینکه سریع و هوشمندانه کار کنید، حساب باز کنید، ولی انتظار نداشته باشید که معجزه کنید و مثلا روزی سی ساعت کار کنید، یا چوب جادویی را تکان دهید یا جلسه شنبه صبح با رئیستان که همیشه ابدیتی طول می کشد، ده دقیقه ای تمام شود. اگر تقریبا مطمئن اید که این جلسه زودتر از ساعت یازده صبح تمام نمی شود، کاری را برای قبل از این ساعت برنامه ریزی نکنید. مگر اینکه بتوانید ضمن جلسه کار کنید.

محکم باشید:
اگر به برنامه ای که برای خودتان ریخته اید پایبند نباشید، کل این فرایند فقط هدر دادن وقت بوده است. اگر یک بار بلغزید،انگیزه تان را از دست می دهید و بیشتر خواهید لغزید. پس با خودتان جدی باشید..
می توانید کارهایی را که باید انجام دهید، الویت بندی کنید تا کارهای فوری را اول انجام دهید. در این صورت، اگر بحرانی روی دهد، فقط کارهای با فوریت کمتر تاخیر پیدا خواهند کرد. بین کارهایی که فوریت یکسان دارند، اول کارهای مهم تر را انجام دهید(باز هم به هدفتان توجه کنید)
پس به تعویق انداختن کارها به معنی کنار گذاشتنشان نیست. بلکه راهی است برای ایجاد وقت،تا همه کارها را با بازدهی خوب و در بهترین زمان انجام شوند. در این صورت،هرگز دوباره با این حجم کار عقب افتاده روبرو نخواهید شد.

انجام دادن:
وقتی که کارها را گروهبندی کردید و به ترتیب اولویت- مطابق برنامه زمان بندی-به سراغ آنها رفته اید،هرچه را که می شد دور ریخته اید،واگذار کردید یا به تعویق انداخته اید.اما هنوز هم در اکثر گروهها کارهایی باقی مانده است،اینها کارهایی هستند که حالا،یا تقریبا حالا،باید انجام دهید.(به بیان دیگر،اینها کارهایی هستند که باید خودتان انجام دهید و به تعویق هم نمی توانید بیندازید.)این کارها ممکن است شامل تماس های تلفنی،نوشتن نامه های الکترونیکی،خواندن بعضی مطالب،تصمیم گیری درباره چند موضوع،ت?یید  چند نوشته، امضای چند چک،و حل مسائل عملیاتی و پرسنلی باشند: انبانی از کارهای آسان وسخت،وقت گیر و سریع.
اساسا باید این کارها را با حداکثر سرعت و بازدهی مقدور انجام دهید و برای این کار باید وقفه های احتمالی را تا حد ممکن حذف کنید. در این جا چند نکته را برای تسریع این فرایند بیان می کنیم:

?.نوشتن فهرست ها
ضمن پیشروی ممکن است متوجه شوید که لازم است فهرستی از کارهایی که باید انجام شود،تهیه کنید.
بعضی از دیدن یک فهرست طولانی وحشت می کنند-از این همه کاری که باید انجام شود. اگر می خواهید انگیزه روانی پیدا کنید،این چیزها را در بالای فهرستتان بگذارید:
?    چیزی که از انجام دادنش لذت می برید.
?    چیزی که واقعا سریع انجام شود.
?    کاری که قبلا انجامش داده اید.
اگر در کنار هر کاری را که انجام می دهید،در فهرست علامت بزنید،تقریبا بلافاصله سه قلم اول فهرست علامت خواهد خورد. این باعث می شود احساس کنید که خیلی سریع پیش می روید.

?.تصمیم گیری
بیشتر کارهایی که باید انجام دهید مشکل نیستند،فقط باید به سر وقتشان بروید-همان طور که اکنون عمل کرده اید.اما یک نوع کار هست که اکثر مدیران وقتی که با کمبود مواجه می شوند،روی میزشان را می پوشاند و آن هم کاری است که نیاز به تصمیم گیری داشته باشد.کتاب دیگری از همین مجموعه با نام تفکر سریع مدیر:تصمیم گیری به شما کمک می کند که از تلنبار شدن این نوع کارها اجتناب کنید.
هدف فعلی شما این است که کهرهای عقب افتاده را جمع و جور کنید.فعلا وقت گرفتن تصمیم های مهم،مانند اینکه کسی را اخراج کنید،نیست.اگر لازم باشد که چنین تصمیم هایی گرفته شود?و بعید است که شما به تنهایی چنین تصمیمی بگیرید?زمانی را تعیین کنید که بعدا این کار را انجام دهید.
توانایی تصمیم گیری خوب و سریع یکی از نشانه های مدیران موفق است.
در اینجا چند نکته کلیدی را بیان می کنم که در گرفتن تصمیم های دشوارتری که میان کاغذهای جمع شده روی میزتان پیدا کنید،کمکتان خواهند کرد:
?    آیا شما باید چنین تصمیمی بگیرید؟گاهی تصمیم گیری ها را بلاتکلیف رها می کنیم چون می دانیم که کس دیگری باید این تصمیم را بگیرد،یا می دانیم که اصلا فرض مسئله به کلی نادرست است.مثلا چطور می توانید تصمیم بگیرید که کدام پیشنهاد را برای تبلیغ محصول جدید بپذیرید،در حالی که اصلا شک دارید که این محصول جدید باید ارائه شود یا نه.گاهی به این دلیل تصمیم نمی گیریم که می دانیم اطلاعات کافی برای قضاوت در مورد آن در اختیار نداریم.
خوب پس راه حل چیست؟ تصمیم گیری را به کس دیگری ارجاع دهید ، در مورد تردیدتان برای ارائه محصول جدید با دیگران صحبت کنید ، یا اطلاعات بیشتری بخواهید وبعد تتصمیم گیری کنید .
?    هدفتان چیست؟باز هم تعین هدف؟بله،همین طور است.هدف اصلی در این تصمیم گیری چیست؟یعنی با این تصمیم گیری به چه چیزی خواهید رسید؟مثلا ممکن است هدفتان این باشد که در حد مقدور،حقوقی به کارمندانتان پرداخت کنید که ارزش کاری را که انجام می دهند،نشان دهد و محرکی باشد که آنها هرچه بهتر کار کنند.اگر ندانید به چه هدفی می خواهید برسید،نمی توانیم تصمیم درست بگیریم.
?    همه داده هایی را که می توانید جمع آوری کنید.همان طور که قبلا گفتیم،ممکن است به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشید.وقتی که زمان تصمیم گیری فرا می رسد،مطمئن باشید که همه داده های مربوط را در دست دارید.
?    تصمیمی نگیرید که نتوانید به آن عمل کنید،هر گزینه ای که عملی نیست کنار بگذارید.
تصمیم به ایجاد پارکینگ در محوطه ی کارخانه در حالی که در این محوطه جایی وجود ندارد که بدون هزینه سنگین بتوان تسطیح کرد و چنین هزینه ای در بودجه در نظر گرفته نشده ، بی معنی است.
?    وقتی که لازم نیست بر تصمیم گیری پافشاری نکنید.لزومی ندارد که چون می خواهید همه کارهای عقب افتاده را جمع و جور کنید،هر تصمیم را همین حالا انجام دهید. اما اگر این تصمیم فوریت ندارد و احساس می کنید با گذشت زمان اطلاعات بیشتری به دست خواهید آورد،لزومی ندارد که این تصمیم گیری را فقط برای اینکه میزتان خالی شود انجام دهید.
تفکر زیرکانه: چرا با شخص دیگری مشورت نکنید ؟ ممکن است یکی از دوستانتان فرایند تصمیم گیری مشابهی را پشت سر گذاشته باشد . یا ممکن است بیش از شما در این زمینه تجربه داشته باشد. لزومی ندارد که راهنمایی دیگران را مستقیماً اعمال کنید ولی می توانید از آن در تصمیم گیری استفاده کنید.
?    وقتی که باید تصمیم گیری کنید،تصمیم بگیرید.اگر تصمیمی باید همین حالا گرفته شود،باید یاد بگیرید که این کار را بکنید.ممکن است هیچ وقت همه اطلاعاتی را که برای تصمیم گیری صد در صد درست لازم دارید،به دست نیاورید،ولی سرعت هم مهم است.تصمیم کاملا درستی که دیر گرفته شود،ممکن است بدتر از تصمیمی باشد که به موقع گرفته شده ولی کاملا درست نیست.یکی از بزرگترین موانع در تصمیم گیری موفق،تمایل به مقایسه فواید و مضرات است.اما مدیر پویا یاد بگیرد که بگوید«بس است».اگر تصمیمی هرچند ناقص گرفته شود،بهتراز آن است که تصمیمی گرفته نشود.گاهی هر گزینه ای اشکالاتی دارد،ولی به هر حال یکی از این گزینه ها را باید انتخاب کرد.
?    به تصمیمی که می گیرید پا‌یبند باشید.وقتی که تصمیم گرفتید،باید به آن بچسبید.و دیگران هم باید ببینند که شما به این تصمیم پایبندید.اگر کارمندتان به این تصمیم شما که حقوق او را افزایش ندهید اعتراض دارد،تصمیم خود را عوض نکنید.اگر تصمیم  ـ ـ تان درست است،می توانید کمی نرمش به خرج دهید،ولی تحت تاثیر دیگران تصمیم هایتان را زود به زود عوض نکنید.
?    تصمیمتان را به دیگران بقبولانید . تصمیم های درست همیشه تصمیم های مورد علاقه
دیگران نیستند. پس آماده باشید که به دیگران بقبولانید که حتی اگر این تصمیم باب میلشان
نیست ، تصمیم درستی است.
با این راهنمایی ها احتمالا به آسانی می توانید تصمیم گیری هایی را که روی میزتان را پر کرده اند،انجام دهید.و در این فرایند،یکی از مهارتهای مدیریتی را تمرین می کنید.

?.خواندن
یکی از زجر آورترین کارهایی که در اغلب کارهای عقب افتاده وجود دارد،چیزهایی است که باید خوانده شوند،گزارش ها،پیشنهادها،اسناد تحقیقاتی،نشریات گزارش جلساتی که در آن نبودید و مانند اینها.چه طور می توان همه اینها را در همین چند ساعت وقتی که دارید خواند؟نمی توانید-قبول کنید.
دو گزینه هست.یکی از آنها در دراز مدت یاد گرفتن تند خوانی است.گزینه دوم این است که فقط چیزهایی که لازم است بخوانید. لازم نیست هر سندی را که روی میزتان گذاشته اند،کلمه به کلمه بخوانید.

انجام کارهای عقب افتاده در یک ساعت
ترتیبی داده اید که یک ساعت وقت آزاد پیدا کنید کارهای تلنبار شده چند هفته یا حتی چند ماه را انجام دهید.مسلما شغل شما از آن شغل هایی است که در آنها سرعت زندگی بیشتر از سرعت شماست.آیا واقعا می توانید همه این کارها را ظرف یک ساعت از سر راهتان بردارید.روشن است که نمی توانید. پس چرا عنوان این بخش را«انجام کارهای عقب افتاده در یک ساعت» گذاشته ایم.
پاسخ این است که اگرچه نمی توانیداین همه کار را در مدت یک ساعت انجام دهید،ولی می توانید زمینه انجام آنها را آماده کنید. و این تنها چیزی است که لازم دارید. خوب چگونه باید این کار را کرد؟

?    فعلا درباره کارهای اضطراری حتی فکر هم نکنید-آنها را هم مطابق همان شیوه ای که در مورد بقیه کارها به کار خواهید برد،انجام می دهید.بعد از این حمله برق آسا یک ساعته،به شیوه معمول آنها را سروسامان دهید.
?    بخش تعویق انداختن کارها را بخوانید.
?    بخش یک را درباره ایجاد وقت بخوانید.نترسید،فعلا فقط باید همبن دو بخش را بخوانید.
?    بر اساس آنچه در این دو بخش می خوانید،هرچه زودتر یک ساعت وقت آزاد کنید-قبل از خواب وقت مناسبی است و همه این کتاب را بخوانید.
?    اکنون طوری برنامه ریزی کنید که دست کم نصف روز،ترجیحا یک روز کامل،را صرف عمل کردن به محتوای این کتاب کنید.حتما این وقت را طی هفت روز آینده به این کارها اختصاص دهید.ممکن است ترجیح دهید در این یک هفته هر روز یک ساعت زودتر از معمول کار را شروع کنید(البته می دانم که وقت خوابیده هم ندارید)یا اینکه یک روز عصر را به این کار اختصاص دهید.

اگر از این یک ساعت،وقتی اضافه آمد،با خیال راحت بنشینید و استراحت کنید،یا همین حالا خواندن کتاب را شروع کنید. احتمالا تا آخر امروز کارهای عقب افتاده شما جمع و جور نمی شود،ولی کار را به طور اساسی شروع می کنید و با استفاده از رهنمودهای تفکر سریع،تا پایان هفته راحت خواهید شد. پس خیالتان آسوده باشد.