چگونه جلساتی اثر بخش داشته باشیم؟

جلسات بی حاصل احتمالاً بزرگترین عامل اتلاف وقت در موسسات دولتی و بازرگانی است. جلسات بخش ناگزیری از محیط های کاری مدرن است ولی برگزاریهای آنها باید ضروری تشخیص داده شده و مفید باشد در غیر این صورت به هیچ وجه نباید جلسه تشکیل شود. از توصیه های زیر برای اثر بخشی جلساتتان استفاده کنید:

*اهداف جلسه را مشخص کنید:

در طول مدت جلسه چه کار انجام خواهید داد. هدفتان چیست؟

*دستور جلسه تنظیم کنید :

تقریباً دلیل شکست همه تلاشها ناشی از عدم برنامه ریزی آگاهانه است و جلسات نیز از این قاعده مستثنی نیستند.قبل از اینکه هر کس موضوعی را به جلسه تحمیل کند. یک دستور کلی برای جلسه تهیه کنید.

*شرکت کنندگان در جلسه را محدود سازید:

معمولاً وقتی تعداد شرکت کننده افزایش می بابد ، جلسه کم بازده می شود. بنا براین،. موقع تصمیم گیری در مورد تعداد افراد شرکت کننده در جلسه ، سخت گیر باشید.

*بر موضوعهای دستور جلسه تمرکز کنید:

معمولاً جلسات موقعی مفید و اثر بخش می شود که توجه افراد به موضوعهای دستور جلسه تمرکز شود.

*وقت شناس باشید:

اگر قرار است جلسه ای در ساعت 8 شروع شود ، آن را درست سر ساعت 8 شروع کنید.

*زمان اتمام جلسه را تعیین کنید:

جلسات نه تنها باید به موقع شروع شود بلکه باید به موقغ نیز تمام شود.

*بهترین زمان را برای جلسات تعیین کنید:

بهترین زمان برای برگزاری جلسات ساعت 1? صبح و 4 بعد از ظهر است.

*جلسه را بدون وقفه اجرا کنید:

هرگز اجازه ندهید در جلسه وقفه ای ایجاد شود مگر اینکه وضع اضطراری به وجود آید.

*در صورت امکان ایستاده صحبت کنید:

اگر شما نیازمند یک جلسه کوتاه هستید که بیش از 10 دقیقه به طول نمی انجامد سعی کنید ایستاده جلسه را اجرا کنید.

*مکان مناسبی برای جلسه انتخاب کنید:

محل جلسه بر روی چگونگی کارکرد جلسه تاثیر دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبی را تضمین نمی کند ، اما اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه کمک می کند.

*تهیه صورتجلسه فراموش نشود :

سعی کنید کسی که در نوشتن صورتجلسه مهارت دارد به عنوان منشی ثابت جلسات انتخاب نمایید و از او بخواهید موارد لازم را حتما پیگیری نماید.